Praca zdalna z Polski dla niemieckiej firmy a podatki i ZUS

Masz umowę o pracę z niemieckim pracodawcą, ale laptop coraz częściej otwierasz w Polsce. Na początku wygląda to prosto: firma jest niemiecka, więc „wszystko jest po niemiecku”. Problem zaczyna się wtedy, gdy ktoś pyta o polski podatek, składki społeczne albo dokument potwierdzający państwo ubezpieczenia.

To nie musi oznaczać, że od razu masz zaległości. Oznacza jednak, że trzeba oddzielić dwie sprawy, które często wrzuca się do jednego worka: podatki i ubezpieczenie społeczne. One mogą zależeć od różnych faktów.

Błędne założenie: „skoro płaci niemiecka firma, to Polska mnie nie dotyczy”

W pracy zdalnej między Polską a Niemcami sama siedziba pracodawcy nie rozwiązuje wszystkiego. Ważne jest również to, gdzie fizycznie wykonujesz pracę i gdzie masz swoje życie na co dzień.

Dla podatków kluczowa może być rezydencja podatkowa. Według polskich informacji podatkowych rezydentem Polski jesteś między innymi wtedy, gdy przebywasz w Polsce ponad 183 dni w roku albo masz tu centrum interesów życiowych.

Jeżeli jesteś polskim rezydentem podatkowym, w Polsce rozliczasz całość dochodów, także tych z niemieckiej pracy. Nie oznacza to automatycznie podwójnego podatku w prostym sensie. Znaczenie mogą mieć umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i to, gdzie faktycznie była wykonywana praca.

Ubezpieczenie społeczne działa według innej logiki

Ubezpieczenie społeczne to osobny temat. Chodzi o to, do którego systemu trafiają składki i które państwo potwierdza właściwe przepisy dla danej osoby.

Przy pracy zdalnej z Polski dla niemieckiego pracodawcy znaczenie mają przepisy Unii Europejskiej, w tym rozporządzenie 883/2004 oraz porozumienie ramowe obowiązujące od 1 lipca 2023 r. Te zasady dotyczą koordynacji zabezpieczenia społecznego przy pracy wykonywanej zdalnie z innego państwa niż siedziba pracodawcy.

Jeżeli część pracy wykonujesz z Polski, a część z Niemiec, ważny staje się udział tej pracy w całym czasie pracy. Przy telepracy z Polski od 25% do mniej niż 50% można w określonych warunkach pozostać w niemieckim systemie ubezpieczeń. Nie dzieje się to jednak samo. Potrzebny jest formalny wniosek o wyjątek. Taki wniosek składa niemiecki pracodawca do niemieckiej instytucji do spraw ubezpieczeń społecznych, czyli DVKA.

Zaświadczenie A1 potwierdza, które państwo stosuje swoje przepisy o ubezpieczeniu społecznym. Powinno odpowiadać rzeczywistej sytuacji pracy w więcej niż jednym państwie.

Co może mieć praktyczne znaczenie

Pierwsza ważna rzecz to realny podział pracy. Nie chodzi tylko o to, co było planowane w umowie. Liczy się też to, skąd faktycznie pracujesz.

Druga rzecz to udział telepracy. Jeżeli praca z Polski mieści się w przedziale od 25% do mniej niż 50% całkowitego czasu pracy, porozumienie ramowe może pozwalać na pozostanie w niemieckim systemie ubezpieczeń. Wymaga to jednak zaakceptowanego wniosku. Jeżeli praca z Polski wynosi 50% albo więcej czasu pracy i nie ma zaakceptowanego wyjątku, trzeba liczyć się z polskim systemem ubezpieczeń społecznych.

Trzecia rzecz to zachowanie pracodawcy. Warto sprawdzić, czy obecny model pracy odpowiada temu, co zostało zgłoszone i potwierdzone w dokumentach dotyczących ubezpieczenia. Jeżeli wcześniej pracowałeś głównie w Niemczech, a teraz większość czasu pracujesz z Polski, wcześniejsze ustalenia mogą nie odpowiadać obecnemu stanowi.

Konsekwencje mogą dotyczyć zarówno składek, jak i rozliczenia podatkowego. Po stronie ubezpieczeń może pojawić się pytanie, czy składki powinny być rozliczane w Polsce, czy nadal w Niemczech na podstawie zaakceptowanego wyjątku. Po stronie podatków może pojawić się obowiązek rozliczenia dochodów w Polsce, zwłaszcza gdy jesteś polskim rezydentem podatkowym.

Osobnej oceny może wymagać sytuacja, w której niemiecki pracodawca ma w Polsce stałą placówkę. Inaczej może też wyglądać sprawa osoby oddelegowanej. Takie przypadki mogą zmieniać obraz sprawy i nie warto mieszać ich z typową pracą zdalną z Polski.

Od czego zacząć, gdy informacje są sprzeczne

Nie zaczynaj od pytania: „czy mam dopłacić?”. To jest zwykle pytanie końcowe. Bez wcześniejszego ustalenia faktów łatwo dostać odpowiedź, która pasuje do innej sytuacji niż Twoja.

Bezpieczniej zacząć od krótkiego uporządkowania trzech obszarów. Po pierwsze: gdzie faktycznie pracowałeś w analizowanym okresie. Po drugie: czy pracodawca traktował Cię jako osobę nadal ubezpieczoną w Niemczech i czy ma na to potwierdzenie. Po trzecie: czy Twoje centrum życia i liczba dni pobytu wskazują na polską rezydencję podatkową.

W rozmowie z pracodawcą warto mówić konkretnie. Nie pytaj tylko ogólnie o „pracę zdalną z Polski”. Zapytaj o udział pracy wykonywanej z Polski i o to, czy był składany wniosek o wyjątek. To pomaga odróżnić zwykłą zgodę na pracę zdalną od formalnego ułożenia sprawy ubezpieczeniowej.

Jeżeli widzisz, że przez dłuższy czas pracowałeś inaczej niż zakładały dokumenty, nie zakładaj od razu najgorszego scenariusza. Ale nie opieraj się też wyłącznie na zdaniu: „firma niemiecka wszystko załatwia”. W tej sytuacji liczą się fakty, udział telepracy, rezydencja podatkowa i formalne potwierdzenia.

Źródła

• DVKA – Telearbeit ab 01.07.2023
• IHK Region Stuttgart – Homeoffice in Polen
• Podatki.gov.pl – Dochody z pracy wykonywanej za granicą